Panduan / Cara Verifikasi Data e-PUPNS Tahun 2015 Bagi User Administrator

Sahabat Edukasi yang berbahagia…

Dalam kesempatan kali ini, admin akan share mengenai Panduan / Cara Verifikasi Data Bagi User Administrator e-PUPNS Tahun 2015.

Berdasarkan Buku Petunjuk Admin Instansi Sistem Pendataan Ulang PNS Elektronik (e-PUPNS) Tahun 2015 bahwasannya Menu Verifikasi berfungsi untuk membandingkan hasil isian formulir e-PUPNS yang telah di isi oleh masing-masing PNS dengan berkas atau dokumen asli yang dimiliki oleh PNS.

Agar dapat memilih unit organisasi untuk Verifikasi Level 1, Admin Instansi Sistem e-PUPNS harus setting pilihan unit organisasi yang bertugas sebagai Verifikasi Level 1 terlebih dahulu pada aplikasi HRMS (Human Resources Management System).

Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1.   Masuk ke HRMS dengan alamat https://hr.bkn.go.id

2.   Pilih menu Position Inventory ==> Lihat Unor, masukan nama Instansi kemudian klik tombol pencarian seperti pada gambar di bawah ini :

3.   Selanjutnya, klik nama Unit Organisasi yang akan di-settinguntuk pilihan unit Verifikasi Level 1 kemudian klik kanan dan pilih “Ubah”.

4.   Klik pilihan “Verifikator Level 1 PUPNS” untuk memilih unit organisasi menjadi unit organisasi yang bertugas sebagai Verifikator Level 1.

Untuk melakukan tahap verifikasi data, lakukan langkah-langkah berikut ini :

1.   Klik tombol “Verifikasi” untuk mulai melakukan verifikasi data.

2.   Data PNS akan ditampilkan dalam form data seperti berikut ini :

a.   Form Verifikasi Data Utama

b.   Form Verifikasi Data Posisi

c.   Form Verifikasi Data Riwayat

d.   Form Verifikasi Data Guru

e.   Form Verifikasi Data Dokter Untuk dapat melakukan verifikasi, lakukan langkah berikut ini :

·       Klik pilihan menu data yang akan diverifikasi oleh verifikator pada masing-masing level.

·   Klik tanda checklist (√) untuk masing-masing perubahan atau klik tanda (√) Check All untuk menyetujui semua perubahan data.

·       Klik tombol “Simpan” untuk menyimpan persetujuan perubahan data.

·       Klik tombol “Kirim” untuk mengirim data PNS hasil verifikasi ke level Verifikator selanjutnya.

·   Khusus untuk data riwayat, klik tombol “?” melakukan verfikasi dan memberikan persetujuan perubahan data riwayat PNS. Jika menyetujui perubahan data, kemudian akan ditampilkan konfirmasi seperti berikut ini : 

Tampilan pada form data riwayat yang telah mendapat persetujuan seperti gambar di bawah ini. 

Sedangkan untuk menampilkan detail riwayat, klik tombol pada kolom “Detail”.

·    Tampilan jika data PNS telah selesai di verifikasi oleh verifikator baik di level SKPD, BKD, BKN Kanreg dan atau BKN Pusat, akan ditampilkan seperti berikut ini :

Demikian panduan cara verifikasi data e-PUPNS Tahun 2015 bagi user administrator e-PUPNS berdasarkan Buku Petunjuk Administrator e-PUPNS yang dapat diunduh pada artikel berikut. Semoga bermanfaat dan terimakasih… Salam Edukasi…!

Hak Akses User, Admin, Verifikator, dan Operator e-PUPNS Tahun 2015

Sahabat Edukasi yang berbahagia…

Berdasarkan pada Buku Petunjuk Admin Instansi Sistem Pendataan Ulang PNS Elektronik (e-PUPNS) Tahun 2015 bahwasannya dalam sistem Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Elektronik (e-PUPNS) yang merupakan suatu sistem yang dibangun dengan terknologi berbasis web, saat ini untuk administrator dapat mengakses dengan menggunakan web browser melalui alamat : http://pupns.bkn.go.id/admin

Hak akses untuk administrator Sistem e-PUPNS dibagi menjadi beberapa profil sebagai berikut :

1) User Eksekutif

Profil ini mempunyai kewenangan yang berupa:

·       Statistik dan Grafik untuk Instansi

·       Rekapitulasi atau Laporan Statistik untuk Instansi

2) Admin BKN Pusat (Super Admin)

Profil ini mempunyai kewenangan untuk mengatur hak akses sistem untuk seluruh Instansi (BKN Kanreg, Instansi Pusat dan Daerah) yang berupa:

·       Manajemen Pengguna, memiliki pilihan untuk semua profil yang ada

·       Setting Manajemen

3) Admin Kanreg

Profil ini mempunyai kewenangan untuk mengatur hak akses sistem pada Instansi Daerah yang berada di wilayah Kantor Regional masing- masing, dimana untuk pengaturan terdapat pada menu Manajemen Pengguna, yang mempunyai pilihan hak akses terdiri dari :

·       Verifikator BKN Kanreg

·       Operator Export Data, khusus untuk Instansi Daerah yang berada di wilayah Kantor Regional masing- masing.

4) Admin Instansi

Profil ini mempunyai kewenangan untuk mengatur hak akses sistem pada Instansi masing-masing. Menu yang dapat diakses :

Manajemen Pengguna, mempunyai pilihan hak akses yang terdiri dari:

·       Verifikator Level 1

·       Verifikator Level 2

·       Operator Inbox Helpdesk

·       Operator Export Data

·       Operator Entri Sekolah

·       Operator Entri Unit Kesehatan

·       Operator Entri Lokasi

·       Manajemen Pendaftar

·       Manajemen Verifikasi

·       Export Data

5) Verifikator Registrasi

Profil ini digunakan jika pengguna dari Instansi (Pusat atau Daerah) memiliki hak akses sebagai Verifikator Registrasi. Jika instansi tidak memilih untuk melakukan proses Verifikasi Registrasi, maka PNS yang mendaftar dapat langsung login ke sistem e-PUPNS. Proses Verifikasi Registrasi ini dilakukan dengan Nomor Register yang didapat PNS sewaktu mendaftar dengan sistem ini.

6) Verifikator Level 1

Profil ini mempunyai kewenangan untuk melakukan verifikasi pada level awal (SKPD, UPT ataupun Unit Kerja lainnya). Dalam fitur ini dilakukan pencarian verifikasi menggunakan Nomor Register yang diterima oleh Verifikasi level ini beserta dengan berkas pendukung ataupun data pendukung.

7) Verifikator Level 2

Profil ini mempunyai kewenangan untuk melakukan verifikasi pada level kedua (Biro Kepegawaian atau Badan Kepegawaian Daerah). Dalam Fitur ini dilakukan pencarian verifikasi menggunakan nomor Register, NIP ataupun dari status verifikasi. Verifikasi level ini juga berdasarkan berkas pendukung ataupun data pendukung setelah di verifikasi oleh Verifikator Level 1.

8) Verifikator BKN

Profil ini mempunyai kewenangan lanjutan dari Verifikator level 2, dimana verifikator ini melakukan verifikasi sesuai dengan wilayah kerja masing-masing, dimana Verifikator dengan Satuan Kerja BKN Pusat akan memverifikasi PNS instansi pusat dan Verifikator dengan satuan kerja BKN Kantor Regional akan memverifikasi PNS yang berada di wilayah Kantor Regional. Pada Verifikator BKN Pusat/Kanreg ini tidak memverifikasi untuk data :

•     Tempat Lahir

•     Agama

•     TMT PNS

•     Kedudukan Hukum

•     Unit Organisasi

•     Lokasi Kerja

•     Alamat

Selain data diatas akan tetap diverifikasi oleh Verifikator BKN/ Kanreg

9) Verifikator BKN Status

Profil ini mempunyai kewenangan untuk melakukan verifikasi hanya untuk perbaikan data tanggal, bulan dan tahun lahir PNS.

10) Operator Sekolah

Profil ini mempunyai kewenangan untuk melakukan cek dan entri data referensi sekolah di masing-masing wilayah daerahnya. Unit sekolah yang di input adalah sekolah swasta dan negeri.

11) Operator Unit Kesehatan

Profil ini mempunyai kewenangan untuk melakukan entri data referensi Unit Kesehatan.

12) Operator Export Data

Profil ini mempunyai kewenangan untuk melakukan export data yang telah divalidasi dan diverifikasi.

13) Operator Turun Status

Profil ini mempunyai kewenangan untuk melakukan rollback khusus untuk data yang sudah dikirim oleh PNS ke SKPD/Unit Kerja. Jika data yang sudah dikirimkan ada kesalahan, maka dapat diturunkan status sehingga PNS tersebut dapat melakukan perubahan data lagi.

14) Operator Helpdesk BKN

Tugas dari Operator Helpdesk BKD adalah menangani laporan permasalahan yang meliputi :

a.   Laporan Pendidikan yang tidak ditemukan

b.   Laporan Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu tidak ditemukan

c.   Laporan Bidang Spesialis yang tidak ditemukan

d.   Laporan Mata Pelajaran yang tidak ditemukan

e.   Laporan Diklat Fungsional yang tidak ditemukan

f.    Laporan beda nama PNS pada saat pendaftaran (khusus untuk instansi pusat)

g.   Laporan data PNS yang sudah diberhentikan

h.   Laporan data PNS tidak ada dalam database

i.    Laporan untuk menurunkan status pengisian formulir e-pupns yang masih ada di Instansi (Biro Kepegawaian) khusus untuk instansi pusat

15) Operator Helpdesk Kanreg

Tugas dari Operator Helpdesk BKD adalah menangani laporan permasalahan yang meliputi :

a.   Laporan beda instansi pada data PNS pada saat pendaftaran (khusus untuk instansi daerah yang ada di wilayah masing-masing Kantor Regional)

b.   Laporan beda nama PNS pada saat pendaftaran (khusus untuk instansi daerah yang ada di wilayah masing-masing Kantor Regional)

c.   Laporan untuk menurunkan status pengisian formulir e-pupns yang masih ada di Instansi (BKD/SKPD) khusus untuk instansi yang ada di wilayah masing-masing Kantor Regional

16) Operator Helpdesk BKD

Tugas dari Operator Helpdesk BKD adalah menangani laporan permasalahan yang meliputi :

a.   Laporan Unit Organisasi yang tidak ditemukan

b.   Laporan Lokasi Kerja yang tidak ditemukan

c.   Laporan Sekolah yang tidak ditemukan

d.   Laporan Unit Kesehatan yang tidak ditemukan

17) Operator Helpdesk Mutasi

Tugas dari Operator Helpdesk Mutasi adalah menangani laporan permasalahan beda instansi untuk Instansi Pusat atau Daerah.

18) Operator Helpdesk Pensiun

Tugas dari Operator Helpdesk Pensiun adalah menangani laporan permasalahan data PNS yang sudah pensiun.

19) Operator Pindah Verifikator Level 1

Tugas dari Operator Pindah Verifikator 1 adalah menangani laporan permasalahan data pada saat pengisian formulir e-pupns.

Download Buku Petunjuk / Juknis Penggunaan e-PUPNS Bagi User, Helpdesk, dan Admin Instansi selengkapnya pada links artikel berikut. Semoga bermanfaat dan terimakasih… Salam Edukasi…!

PNS Wajib Memiliki Email Untuk Pendaftaran / Registrasi e-PUPNS Tahun 2015

Sahabat Edukasi yang berbahagia…

Sebagaimana telah diketahui bersama bahwasannya untuk mendukung penyelenggaraan manajemen, penyimpanan, pengelolaan dan pengembangan Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara berbasis kompetensi maka diperlukan database Aparatur Sipil Negara yang akurat, terpercaya dan integrasi, perlu dilakukan pendataan ulang Pegawai Negeri Sipil secara online dan terintegrasi antar Instansi Pemerintah baik Pusat dan atau Daerah.

Berdasarkan Peraturan Kepala BKN Nomor XX Tahun 2015 tentang Pedoman Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Secara Elektronik Tahun 2015, pemanfaatan teknologi yang dimaksud dilakukan melalui Sistem Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Elektronik (e-PUPNS) yang dibagun oleh Badan Kepegawaian Negara.

Sistem Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Elektronik (e-PUPNS) berfungsi sebagai perangkat (tool) dalam dalam mendukung kegiatan pendataan ulang PNS, sistem ini juga berfungsi sebagai sarana untuk membangun komunikasi antar semua pihak yang terkait dalam proses pendataan ulang PNS baik Instansi Pusat maupun Daerah.

Selanjutnya, dalam proses registrasi pendataan ulang PNS secara elektronik (e-PUPNS) tahun, maka PNS harus memiliki email aktif. Email ini berfungsi untuk untuk mengirimkan notifikasi pendaftaran nantinya.

Sehingga seluruh PNS tentu saja harus memiliki email yang aktif guna proses pendaftaran / registrasi e-PUPNS Tahun 2015 ini. Bagi rekan-rekan yang kebetulan belum memiliki email, silahkan lihat panduan lengkap dalam membuat email baru pada links artikel berikut : Panduan Cara Membuat Email Baru Di Internet Dengan Mudah. Semoga bermanfaat dan terimakasih… Salam Edukasi…!

Panduan Cara Membuat Email Baru Di Internet Dengan Mudah

Sahabat Edukasi yang berbahagia…

E-Mail merupakan singkatan dari Electronic Mail, yang berarti “surat elektronik”. Email merupakan sistem yang memungkinkan pesan berbasis teks, data, file teks, foto digital, atau file-file audio dan video dari satu komputer ke komputer lainnya, dalam suatu jaringan komputer untuk dikirim dan diterima secara elektronik melalui komputer atau media lain yang terhubung dengan internet (online).

Untuk membuat email saat ini diperlukan nomor handphone aktif yang akan digunakan untuk verifikasi dalam pembuatan email baru.

Berikut panduan / cara membuat email di Google yakni Gmail (Google Mail) selengkapnya adalah sebagai berikut :

1.   Kunjungi www.gmail.com

2.   Setelah itu klik pada “Create Account”.

3.   Kemudian isi seluruh isian yang tersedia ; nama depan, nama belakang, input alamat email yang Anda inginkan, masukkan password dan ulangi kembali dengan kode password yang sama, isi tahun/tanggal/bulan lahir Anda, pilih jenis kelamin (Male: laki-laki atau Female : perempuan), input no. Hp aktif Anda yang akan digunakan untuk langkah verifikasi selanjutnya, entry kode chapta yang tampil dengan benar, pilih lokasi negara Anda, dan checklist pada “I agree to the Google Terms of Service and Privacy Policy”.

4.   Jika isian dan alamat email belum pernah digunakan orang lain, maka akan muncul laman “Verify Your Account”, klik “Continue” untuk mendapatkan SMS yang berisi kode verifikasi yang dikirimkan ke no. HP aktif yang Anda gunakan mendaftar tadi.

5.   Masukkan kode verifikasi yang Anda terima via SMS dengan benar, lalu klik “Continue”  lagi untuk melanjutkan proses.

6.   Jika kode verifikasi yang Anda masukkan benar, maka tampilan “Welcome” / Selamat Datang ke email Anda akan tampil beserta URL / alamat akun email Anda.

7.    Untuk melanjutkan ke email, silahkan klik “Continue to Gmail”.

8.     Email Anda sudah aktif dan sudah bisa digunakan ; klik “Compose” untuk membuat pesan email, “Inbox” untuk cek pesan masuk, dan “Sent Mail” untuk melihat pesan keluar yang sudah Anda kirimkan melalui email tersebut.

9.      Selesai.

Demikian panduan cara mudah membuat email di Gmail. Semoga bermanfaat dan terimakasih… Salam Edukasi…!

Dokumen Kepegawaian Yang Dilampirkan Untuk Verifikasi Data e-PUPNS Tahun 2015

Sahabat Edukasi yang berbahagia…

Dalam pelaksanaan e-PUPNS tahun 2015. Setiap PNS wajib mengupdate data kepegawaiannya melalui situs resmi PUPNS BKN yang akan dimulai dari tanggal 1 September 2015 sampai dengan tanggal 31 Desember 2015.

Selain harus melakukan pengisian data PNS secara online dan untuk memastikan kebenaran, kevalidan, serta akurasi data selain diperlukan ketelitian dalam setiap tahap pengisian juga harus berdasarkan beberapa bukti fisik terkait dengan data diri serta kepegawaian.

Berikut beberapa macam bahan / berkas yang perlu dipersiapkan bagi Rekan-rekan PNS dalam rangka mengoptimalkan pengisian data pada e-PUPNS tahun 2015, di antaranya :

1.   SK CPNS

2.   SK PNS

3.   SK Kenaikan Pangkat / Golongan PNS dari awal sampai terakhir.

4.   SK Jabatan PNS dari awal sampai terakhir.

5.   SK Penyesuaian Ijazah.

6.   Konversi NIP Terbaru (NIP dari 9 digit yang saat ini telah dikonversi menjadi 18 digit).

7.   Karpeg (Kartu Pegawai).

8.   KPE (Kartu Pegawai Elektronik).

9.   Ijazah Akademik dari awal s.d. terakhir.

10.    KTP (Kartu Tanda Penduduk).

11.    KK (Kartu Keluarga).

12.    NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak).

13.    Kartu Askes / BJPS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) Kesehatan.

14.    SK Tugas Belajar, bagi yang sudah atau sedang melaksanakan tugas belajar.

15.    Surat Tanda Tamat Diklat (Pendidikan dan Pelatihan).

16.    Sertifikat Teknis.

17.    Dan dokumen pendukung data kepegawaian lainnya.

Beberapa macam dokumen berkas di atas sebagian besarnya akan dipergunakan juga untuk dilampirkan pada saat verifikasi data e-PUPNS tahun 2015 nantinya bersama dengan tanda bukti registrasi e-PUPNS tahun 2015 sebagaimana ketentuan yang ditetapkan oleh Badan Kepegawaian di Kabupaten/Kota setempat. Semoga bermanfaat dan terimakasih… Salam Edukasi…!

Aplikasi E-Kinerja Untuk Penilaian Kinerja ASN / PNS dan SKPD

Sahabat Edukasi yang berbahagia…

E-Kinerja merupakan aplikasi elekronik yang digunakan untuk penilaian kinerja dari PNS (Pegawai Negeri Sipil) dan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah).

Dalam upaya memberikan apresiasi dan pengakuan atas kinerja pegawai menjadi perhatian BKN dalam mewujudkan pelaksanaan merit system melalui e-kinerja.

Dengan adanya aplikasi e-kinerja, diharapkan adanya kepastian bagi para pegawai yang menunjukkan kinerja baik dengan mendapatkan apresiasi yang baik pula. Demikian juga sebaliknya, bagi pegawai dengan kinerja buruk mendapatkan imbalan sesuai dengan apa yang ia lakukan.

Hal itu disampaikan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara, Bima Haria Wibisana saat membuka Bimbingan Teknis(Bimtek) Sistem e-kinerja ASN di Ruang Multimedia, lantai 12, Gedung II BKN, Senin (24/8). Bima menambahkan bahwa dengan adanya e-kinerja, kelak tidak ada lagi pegawai yang tidak tahu akan apa yang harus dikerjakan olehnya dan hanya sekedar menunggu perintah atasan. ‘Setiap pegawai akan mengetahui beban tugas serta apa yang harus dilakukan masing-masing,’ jelas Bima.

Bima Haria Wibisana membuka Bimbingan Teknis (Bimtek) Sistem e-kinerja ASN di Ruang Multimedia (foto: kis - BKN)

Pada kesempatan itu Bima juga menjelaskan bahwa dengan hadirnya Undang-Undang Aparatur Sipil Negara, paradigma BKN ke depan dituntut untuk men-digitalize semua proses kerja di mana hal itu termasuk dalam siklus manajemen ASN. Dan menjadi salah satu lingkup digitalize ini adalah e-kinerja yang sedang dibahas.

Bima menekankan untuk dapat menjadi perhatian dalam pembahasan e-kinerja salah satunya tentang indikator kinerja. Perlu pendekatan positif dalam penetapan indikator kinerja, identifikasi performance dan bagaimana menerapkan pada masing-masing jabatan. Tak luput, Bima juga mengingatkan bahwa penting untuk diperhatikan akan kualitas kinerja dan bukan hanya melihat kuantitas kerja.

Baca juga : Download UU No. 5 Tahun 2014 tentang ASN (Aparatur Sipil Negara)

Kegiatan Bimtek ini diikuti oleh pegawai dari BKN Pusat maupun Regional I-XIV BKN dan dilaksanakan selama sehari. Kegiatan Bimtek ini sebagai upaya mempersiapkan e-kinerja sekaligus sebagai persiapan BKN dalam mengemban amanat UU ASN. Lebih jauh Bima menjelaskan bahwa melalui persiapan e-kinerja ini, BKN diharapkan akan lebih siap mengimplementasikan amanat undang-undang di saat Peraturan Pemerintah (PP) tentang ASN diterbitkan. 

Referensi artikel : e-Kinerja Pastikan Pegawai Ketahui Apa yang Harus Dikerjakan – bkn.go.id

Download Contoh Formulir e-PUPNS Tahun 2015 Excel

Sahabat Edukasi yang berbahagia…

Sistem Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Elektronik (e-PUPNS) berfungsi sebagai perangkat (tool) dalam dalam mendukung kegiatan pendataan ulang PNS, sistem ini juga berfungsi sebagai sarana untuk membangun komunikasi antar semua pihak yang terkait dalam proses pendataan ulang PNS baik Instansi Pusat maupun Daerah.

Ruang lingkup pengguna Sistem Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Elektronik (e-PUPNS) adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS), Instansi Pemerintah baik Pusat maupun Daerah khususnya unit atau satuan kerja yang bertugas melakukan pelayanan kepegawaian, dan Badan Kepegawaian Negara, Pusat dan Kantor Regional.

Baca juga : Solusi Gagal / Tidak Bisa Melakukan Registrasi / Pendaftaran E-PUPNS Tahun 2015

Sebagaimana diketahui bersama bahwasannya untuk jadwal pelaksanaan e-PUPNS Tahun 2015 akan dimulai dari tanggal 1 September 2015 sampai dengan tanggal 31 Desember 2015. Dan untuk mempersiapkan data-data kepegawaian yang terdiri dari data utama, posisi dan jabatan, riwayat jabatan dan golongan, riwayat pendidikan, riwayat diklat, data keluarga, maupun data-data lainnya berikut saya share contoh format formulir pengisian data e-PUPNS tahun 2015.

Baca juga : Dokumen Kepegawaian Yang Dilampirkan Untuk Verifikasi Data e-PUPNS Tahun 2015

Download contoh formulir pengisian data e-PUPNS tahun 2015 selengkapnya, silahkan klik pada links berikut. Semoga bermanfaat dan terimakasih… Salam Edukasi…!